Die Samtgemeinde Eilsen verarbeitet bei der Wahrnehmung der ihr gesetzlich übertragenen Aufgaben personenbezogene Daten, wie z. B. Name, Wohnanschrift, Geburtsdatum.
Zu ihren öffentlichen Aufgaben gehören insbesondere die folgenden Teilbereiche:

- Die Aufgaben im Rahmen der Selbstverwaltung ihrer Mitgliedsgemeinden gemäß § 98 Abs. 1 des Niedersächsischen Kommunalverfassungsgesetz (NKomVG), dazu gehören u. a. die Abwasserbeseitigung, die Schulträgerschaft, der Brandschutz sowie das Friedhofswesen.

- Die übertragenen Pflichtaufgaben, wie z. B. die Ordnungsverwaltung, das Pass- und Meldewesen sowie das Standesamtswesen.

Art. 6 Abs. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) i. V. m. § 2 Abs. 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie § 3 BDSG

Bei der Wahrnehmung ihrer öffentlichen Aufgaben übermittelt die Samtgemeinde Eilsen personenbezogene Daten an andere öffentliche und nicht-öffentliche Stellen im Inland (insbesondere auch an ihre Mitgliedsgemeinden) sowie an kommunale Aufsichtsbehörden und Auftragnehmer der Samtgemeinde Eilsen. Dabei wird stets geprüft, ob eine Übermittlung in diesem Sinne erforderlich ist und in der Zuständigkeit der Aufgaben des Empfängers liegt.
Für die oben genannten Aufgabenfelder der Samtgemeinde Eilsen ergeben sich daher folgende Empfängerkreise:

a) Durchführung von Aufgaben im Rahmen der Selbstverwaltung sowie von übertragenen Pflichtaufgaben

Öffentliche Stellen des Bundes oder der Länder sowie der kommunalen Aufsichtsbehörden, Betroffene sowie Auftragnehmer der Samtgemeinde Eilsen. Für die interne Verwaltungstätigkeit, die eigenen Fachbereiche.

b) Durchführung des Pass- und Meldewesens sowie Aufgaben des Standesamtes

Öffentliche Stellen des Bundes oder der Länder sowie der kommunalen Aufsichtsbehörden, Betroffene sowie öffentlich-rechtliche Religionsgesellschaften. Privatpersonen und nicht-öffentliche Stellen nur auf Antrag und nach eindeutiger Identifizierung der betroffenen Person. Parteien, Wählergruppen und andere Träger von Wahlvorschlägen nur im Zusammenhang mit Wahlen und Abstimmungen. Für die interne Verwaltungstätigkeit, die eigenen Fachbereiche.

c) Handeln als zivilrechtliche Vertragspartei

Öffentliche Stellen des Bundes oder der Länder sowie der kommunalen Aufsichtsbehörden für die Unterstützung bei Vergabeverfahren und bei der finanziellen Betreuung. Auftragnehmer der Samtgemeinde Eilsen sowie für die interne Verwaltungstätigkeit, die eigenen Fachbereiche und Mitgliedsgemeinden.

Die Speicherung, Bearbeitung und Verwaltung von personenbezogenen Daten erfolgt im Rahmen der Erfüllung öffentlicher Aufgaben. Sofern die Samtgemeinde Eilsen keine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten hat und auch keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, werden diese gelöscht.

Sowohl im Rahmen der Erfüllung öffentlicher Aufgaben als auch als zivilrechtliche Vertragspartei ist die Samtgemeinde Eilsen verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Den Betroffenen stehen daher folgende Rechte aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Verfügung:

a) Recht auf Auskunft - Art. 15 DSGVO

Mit dem Recht auf Auskunft erhält der Betroffene eine umfassende Einsicht in die ihn angehenden Daten und einige andere wichtige Kriterien, wie beispielsweise die Verarbeitungszwecke oder die Dauer der Speicherung.
Es gelten die in § 34 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.

b) Recht auf Berichtigung - Art. 16 DSGVO

Das Recht auf Berichtigung beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, unrichtige ihn angehende personenbezogene Daten korrigieren zu lassen.

c) Recht auf Löschung - Art. 17 DSGVO

Das Recht auf Löschung beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, Daten beim Verantwortlichen löschen zu lassen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die ihn angehenden personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig sind, rechtswidrig verarbeitet werden oder eine diesbezügliche Einwilligung widerrufen wurde.
Es gelten die in § 35 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung - Art. 18 DSGVO

Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, eine weitere Verarbeitung der ihn angehenden personenbezogenen Daten vorerst zu verhindern. Eine Einschränkung tritt vor allem in der Prüfungsphase anderer Rechtewahrnehmungen durch den Betroffenen ein.

e) Recht auf Datenübertragbarkeit - Art. 20 DSGVO

Das Recht auf Datenübertragbarkeit beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, die ihn angehenden personenbezogenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format vom Verantwortlichen zu erhalten, um diese ggf. an einen anderen Verantwortlichen weiterleiten zu lassen.
Gemäß Art. 20 Abs. 3 Satz 2 DSGVO steht dieses Recht aber dann nicht zur Verfügung, wenn die Datenverarbeitung der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben dient.

f) Recht auf Widerspruch - Art. 21 DSGVO

Das Recht auf Widerspruch beinhaltet die Möglichkeit für Betroffene, in einer besonderen Situation der weiteren Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, soweit diese durch die Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben oder öffentlicher sowie privater Interessen gerechtfertigt ist.
Das Recht gilt gemäß § 36 BDSG jedoch nicht, wenn eine öffentliche Stelle durch Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet ist. Dies ist bei der Samtgemeinde Eilsen jedoch durch Art. 6 DSGVO der Fall.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die Samtgemeinde Eilsen steht im unmittelbaren Zusammenhang mit der Wahrnehmung ihrer öffentlichen Aufgaben. Insbesondere bei der Durchführung des Pass- und Meldewesens, der Aufgaben des Standesamtes sowie der Ordnungsverwaltung kann die Bereitstellung von personenbezogenen Daten gesetzlich notwendig sein.

Es besteht hinsichtlich der Datenverarbeitung der Samtgemeinde Eilsen ein Beschwerderecht bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Bei jedem Zugriff eines Nutzers auf die Homepage der Samtgemeinde Eilsen und bei jedem Abruf einer Datei werden Daten über diesen Vorgang vorübergehend in einer Protokolldatei gespeichert und verarbeitet. Vor der Speicherung wird jeder Datensatz durch Veränderung der IP-Adresse anonymisiert. Im Einzelnen werden über jeden Zugriff / Abruf folgende Daten gespeichert:

- anonymisierte IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit
- aufgerufene Seite / Name der abgerufenen Datei
- übertragene Datenmenge
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